Jak dzielić cele, zadania?
Dookoła słyszymy o tym, że trzeba wyznaczać sobie cele, zadania i dążyć do ich realizacji. Pytanie, które się nasuwa to jak to zrobić prawidłowo, abyśmy mieli z nich jak najlepszy pożytek? Czy jest jakaś unikatowa metoda, która jasno wyklaruje nam co jest ważne naprawdę a nie, co jest ważne bo tak się nam wydaje? Jak skupić się tylko na tym co właściwe?
„Nie marnuj czasu na myślenie o tym co chcesz osiągnąć, tylko ustal to a potem podejmij właściwe kroki.”
Dziś przedstawię Wam rozwiązanie Stephena Coveya z książki 7 nawyków skutecznego działania, które od wielu lat wykorzystują nie tylko ludzie sukcesu, ale także trenerzy i coachowie.
Należy wziąć kartkę papieru – ja do znudzenia proponuję robić to w swoim zeszycie zmian. Zapiszcie sobie tytuł np.: Moje zadania i datę, aby móc śledzić z czasem postępy.
Kartkę dzielimy na 4 ćwiartki i zapisujemy zadania według wzoru poniżej:
- Ważne, ale mało pilne, np.: nauczyć się nowego programu, nauczyć się języka angielskiego.
- Mało ważne i mało pilne, np.: skrolowanie Facebooka, sprzątanie, rozmowa z dawnym znajomym.
- Ważne i pilne, np.: odpowiedzieć kontrahentowi, opłacić rachunki.
- Mało ważne, ale pilne, np.: spotkanie z przedstawicielem handlowym, zrobienie zakupy.
Które są najważniejsze?
Covey radzi, aby przyjrzeć się, na które zadania poświęcamy najwięcej czasu. Zazwyczaj jest tak, że czas ucieka nam bo skupiamy się na zadaniach MAŁO WAŻNYCH i tu powstaje problem. Dlaczego? Ponieważ gdy skupiamy się na nich jest znikoma szansa, że znajdziemy czas na te naprawdę ważne, które przybliżą nas do celu.
To co jest MAŁO WAŻNE I MAŁO PILNE to zazwyczaj nasza strata czasu. Są one dla nas bardziej atrakcyjne, ponieważ dają złudne wrażenie, że coś robimy. Nie wiążą się z poszerzaniem swoje strefy komfortu, naszym rozwojem a co za tym idzie nie dostarczają nam negatywnych odczuć np.: oglądanie telewizji, granie w gry, przeglądanie bezcelowe mediów społecznościowych czy czytanie mało ciekawych gazet.
I tu taka ciekawostka. Zadania, które przybliżają nas najszybciej do celu to te WAŻNE i MAŁO PILNE !!!
Jeżeli termin realizacji jest odległy, to takie zadanie wydaje nam się MAŁO PILNE. Jednakże istotne jest to, że po upływie czasu często takie zadania stają się wtedy PILNYMI. Wniosek taki, że jeżeli chcemy wyeliminować stres związany z goniącymi terminami to zajmujmy się właśnie tą grupą zadań.
Można zapytać? Pilne czyli jakie? Wszystko to co pilne jest uzależnione od terminu realizacji. Zazwyczaj ich termin jest bliski, stąd mówimy że są pilne do zrobienia a przy okazji fundujemy sobie dawkę stresu, bo nie wiemy czy oby na pewno się wyrobimy?
Poza tym pilne zadania powodują szybkie wypalenie zawodowe i zazwyczaj są pokłosiem tego, że coś zaniedbaliśmy lub odłożyliśmy na później.
Natomiast MAŁO WAŻNE ALE PILNE zazwyczaj dotyczą drugiej osoby a dokładnie tego czego ona od nas oczekuje. Od nas zależy czy rzeczywiście jeżeli zdecydujemy się zrobić zadanie z tej grupy, będzie to dla nas korzystne.
Jakie jest zatem rozwiązanie?
Jeżeli mamy aż nadto spraw to nauczmy się niektóre z nich oddelegowywać komuś innemu.
Każdego dnia planując zadania do zrobienia (czyli te z grupy WAŻNE i PILNE) dodajmy jeden punkt z listy WAŻNE i MAŁO PILNE. Ludzie sukcesu radzą, aby właśnie od niego zaczynać dzień. Tylko tak ruszymy z miejsca i zaczniemy się realizować.
Pamiętajmy, że każdy cel musi spełniać założenia SMART ale o tym przeczytacie w kolejnym artykule.
Powodzenia…
