5 why – czy znasz najłatwiejszą metodę analizy problemu?

Kilka lat temu usłyszałam o metodzie 5 Why czyli 5 razy dlaczego. Nie była bym sobą gdybym jej od razu na sobie nie przetestowała i wiecie co są sytuacje, w których się ona w 100% sprawdza. A dlaczego? Ponieważ sięga głęboko w naszą prywatną i osobistą strefę. Warunkiem jej skuteczności jest bycie ze sobą szczerym. Niestety często boimy się i nie chcemy, aby to co kryje się głęboko w nas, nasze obawy, pobożne życzenia wyszły na światło dzienne.

Trochę historii

Metodę tę po raz pierwszy zastosował Sakichi Toyoda w swojej firmie. Miała ona na celu rozwiązywać pojawiające się problemy, za pomocą odkrycia ich przyczyn powstawania. Najpierw metoda ta została udoskonalona w biznesie motoryzacyjnym firmy Toyota a następnie została rozpowszechniona i jest wykorzystywana do dnia dzisiejszego w każdej dziedzinie życia.

Reguły metody 5 Why

Założeniem tej metody jest analiza objawów. Poprzez zadawanie pytań otrzymujemy odpowiedzi dotyczącej przyczyny problemu. Pierwszym krokiem jest prawidłowe nakreślenie problemu, w sposób zrozumiały dla osób go dotyczących. Piszę osób bo często ta metoda jest stosowana również w firmach przez zespoły pracownicze. Co ważne wszystkie nasze pomysły zapisujemy, aby nam nic nie uciekło oraz aby w późniejszej fazie łatwiej było nam się nad danym zagadnieniem pochylić.

W następnym kroku zadajemy pytanie: dlaczego…? Udzielona odpowiedź musi odnosić się do konkretnej przyczyny. Kolejnym krokiem jest ponowne zadanie tego samego pytania do udzielonej odpowiedzi. Proces zadawania pytań powtarzamy tyle razy aż uzyskamy ostateczną odpowiedź pozwalającą nie tylko na zrozumieniu dlaczego dany problem się pojawiła, ale również da nam odpowiedź co musimy zmienić/wprowadzić, aby on zniknął.

Zazwyczaj postawienie sobie pięć razy pytania pogłębiające „dlaczego” wystarcza, aby dowiedzieć się co zrobić by błąd już się nie powtórzył. Jednakże nie jest to regułą. Czasami mogą wystarczyć trzy razy zadać pytanie a innym razem na przykład siedem. Ważne, abyśmy pytali do póki nie otrzymamy odpowiedzi rozwiązującej problem oraz abyśmy w całym tym procesie byli szczerzy. Odpowiedź na jedno pytanie jest podstawą do zadania kolejnego. I najważniejsze pamiętajmy, że szukamy głównej przyczyny problemu.

Przykład 1

Problem: Nie zdany egzamin.

1. Dlaczego? odpowiedź: bo pytania były za trudne?

2. Dlaczego? bo się nie uczyłem.

3. Dlaczego, bo w czasie na naukę grałem w piłkę?

4. Dlaczego? ponieważ gra w piłkę jest czymś co kocham robić….

… i tu dochodzimy do sedna problemu czyli osoba uświadamia sobie, że co innego jest dla niej istotne w życiu. Pytanie tylko jak na to zareagujemy i co zmienimy w naszym podejściu do danej kwestii.

Przykład 2

Problem: Każdy dzień w firmie kosztuje mnie dużo zdrowia.

1. Dlaczego? Ponieważ muszę rozmawiać z ludźmi, wszystko im tłumaczyć, kłócić się itp.

2. Dlaczego musisz im tłumaczyć? Ponieważ na tym polega moja praca z klientem?

3.Dlaczego pracujesz z klientem? ponieważ na takie stanowisko zostałem przyjęty.

4. A dlaczego akurat na to a nie na inne? bo nie było innych odpowiedzi na moje CV?

W powyższym przykładzie, osoba powinna zastanowić się nad zmianą stanowiska, aby codzienny dzień pracy nie dostarczał jej stresu.

Dlaczego we wstępie napisałam, że sprawdza się ona w niektórych sytuacjach? Ponieważ jest ona odpowiednia dla rozwiazywania tych problemów, które posiadają jedną przyczynę. Jeżeli przyczyny problemów są różne mogą pojawić się niejednoznaczne odpowiedzi i możemy kręcić się w kółko.

Plusy metody 5 WHY

• łatwa i prosta do wprowadzenia,
• nie wymaga wcześniejszego przeszkolenia,
• uczy analitycznego myślenia,
• pozwala na samodzielne rozwiązywanie problemów przez co wpływa na nasze poczucie własnej wartości oraz na pewność siebie w przyszłych działaniach,
• metodę tę można zastosować zarówno w zespołach jak i indywidualnie.

Zachęcam Was do zastosowania tej metody przy pierwszej okazji oraz podzielenie się swoją opinią na jej temat.

Powodzenia…